Zum Glück leben wir im Zeitalter der Digitalisierung!
Jedes Papier wird in den Landesanstalten und bei der GEZ eingescannt damit es elektronisch per OCR ausgelesen werden kann und anschließend archiviert wird. Theoretisch zumindest.
Praktisch gibt es verschiedene Möglichkeiten diesen Vorgang zu erschweren. Handschrift, Klopapier, Schleifpapier 40er Körnung, Klarsichtfolie, usw. wobei die OCR Texterkennung heute leider ungeahnte Möglichkeiten bietet.
Zeitaufwendiger wird es wenn das Papier nicht sofort im automatischen Papiereinzug des Scanner verschwinden kann sondern zuerst kopiert werden muss damit anschließend die Kopie eingescannt werden kann. Außerdem gibt es Overhead-Digitalcameras zur Archivierung die jeden Fresszettel und Bierdeckel einscannen können.
Zum Thema OCR und Archivierung sind mir zwei weitere sehr effektive Möglichkeiten eingefallen:
1.) die Kodak Scanner beim Kölner Karnevalsverein scannen maximal DIN A3. Folglich druckt man/frau den Schriftverkehr auf DIN A0 (84,1 x 118,9 cm), aus und zwar so, dass die Textzeilen im Querformat die gesamte Breite einnehmen. Schön gefaltet passt so ein Schreiben in einen Umschlag und wird bei der Entnahme staunende Augen garantieren. Geeignete Großplotter stehen z.B. in Repro-Shops, bei Architekten und Druckereien, teilweise auch in Copy-Shops.
Ein Zerschneiden in scannbare Häppchen wäre theoretisch möglich, allerdings müssten die Schnipsel anschließend digital irgendwie zusammengefügt werden um wieder ein Dokument zu ergeben.
2.) Besorgt euch möglichst dicke Papprollen die z.B. bei Stoffhändlern oder in Teppichgeschäften als Kern zum Aufwickeln der Ware verwendet werden. Ab einem Rollendurchmesser von 7 cm lässt sich ein DIN A4 Blatt hochkant mittels reichlich Srühkleber oder Holzleim unlösbar auf dem Pappträger befestigen. Achtung, je größer der Durchmesser ist, desto einfacher ist es das Dokument zu fotografieren.
Diese "Schriftrollen" lassen weder mit den teuren Kodak Scannern noch mit Kopierern digitalisieren. Ist die Pappe dick genug, entfällt auch der Versuch des mühsamen Aufschneidens. Auch eine vorgeschriebene Archivierung des verwaltungsaktauslösenden Dokuments könnte gewisse Probleme bereiten :-)
Achtung, je größer der Durchmesser ist, desto einfacher ist es das Dokument zu fotografieren.
Alternativ wären auch kleinere Rollen und DIN A5 möglich.
Viel Spaß beim Basteln !!!