PersonX würde, wie immer direkt persönlich einen entsprechenden Zuständigen bei der Finanzkasse aufsuchen, so wie das PersonX auch machen würde, wenn es um Steuererklärungen ginge. Weil persönlich vorsprechen ist
A) einfach und wichtig, weil auf irgend welche Einwände seitens eines "Beamtens/Sachbearbeiters" kann direkt und unmittelbar reagiert werden.
Weil so eine Kasse nur als Gehilfe da steht, sollte dort ein entsprechendes Hilfeersuchen des Gläubigers vorliegen. In diesem Ersuchen wird die Behauptung stehen, dass etwas versand wurde. Ein Zustellnachweis kann dass nicht ersetzen.
Mit diesem Wissen im Hinterkopf ist entsprechend zu erklären, dass, wenn PersonX ginge, dass PersonX keine der in diesem Ersuchen bezeichneten Schreiben erhalten habe. Darauf hin müsste der "Beamte/Sachbearbeiter" ein entsprechendes Schriftstück/Erklärung also eine Niederschrift zur Unterschrift aufsetzen, dass PersonX keine Schreiben vorliegen, PersonX das unterschreiben lassen, PersonX eine Kopie machen und die Sache an den vermeintlichen Gläubiger zurück geben.
Würde der "Beamte/Sachbearbeiter" das nicht machen und erklären, dass alles rechtens wäre usw. dann Hinterkopf (Urteil) entsprechend dem "Beamten/Sachbearbeiter" die Möglichkeit einräumen über "seinen" vermeintlichen Fehler nochmal nachzu denken und entsprechend darauf bestehen, den Sachverhalt also das Fehlen der Voraussetzung also der in dem Ersuchen bezeichneten Briefe zur Niederschrift vor Ort abzulegen und einzureichen. Kopie nicht vergessen.