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allgem. Hinweise/ Erfahrungen Schriftverkehr/ FAX mit LRA/BS + eigene Akten

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Bürger:
Aus immer wiederkehrendem Anlass hier ein Versuch bzgl.
allgemeine Hinweise/ Erfahrungen Schriftverkehr/ FAX mit LRA/BS + eigene Akten
entsprechend übertragbar auch auf Schriftverkehr mit den Gerichten


ALLGEMEINEINE HINWEISE / ERFAHRUNGEN

Eine Mitteilung/ Weitergabe von bei der "Landesrundfunkanstalt" und deren Stelle/n bislang unbekannten oder dort noch nicht abschließend bearbeiteten Daten kann zu unerwünschter/ irrtümlicher kostenpflichtiger und Aufwand verursachender Mehrfach-/Anmeldung oder zu nachteiligen Änderungen an bestehenden Beitragskonten führen. An "Landesrundfunkanstalt" und deren Stelle/n sollte sich daher nur wenden, wer dort bereits mit 9-stelliger Beitragsnummer registriert/ angemeldet ist, nur mit Anliegen zu unter dieser Beitragsnummer jeweils "bebeitragten"/ im "Festsetzungsbescheid" ausgewiesenen/m Wohnung/ Betriebsstätte/ KFZ und auch nur, wenn nicht das Risiko besteht, ein "ruhendes Beitragskonto" zu "reaktivieren" bzw. die aktuelle Situation des Beitragskontos durch selbstbelastende Aussagen zu verschlechtern.

Ohne Zahlungseinstellung/ Dauerauftrag-Stornierung/ Lastschrift-Kündigung/ SEPA-Kündigung bzw. bei weiteren Zahlungseingängen kann sich die Bearbeitung der Anliegen durch "Landesrundfunkanstalt" und deren Stelle/n auf unbestimmte Zeit nachteilig verzögern. Rückerstattungen weiterer Zahlungen sind - auch auf Antrag - mit weiterem Aufwand für den Antragsteller verbunden & können nicht garantiert werden.

Jeder ist für die Wahrnehmung seiner Rechte selbst verantwortlich, d.h. u.a. gegen etwaige Nicht-Anerkennung/ Nicht-Bewilligung/ Ablehnung der gestellten Anträge fristwahrend "Rechtsmittel" einzulegen (Rechtsbehelfsbelehrung/ Rechtsmittelbelehrung beachten).


ABSENDER + ANGABE DER "BEITRAGSNUMMER"

Ohne Angabe der "Beitragsnummer" kann sich die Bearbeitung - ggf. nachteilig - verzögern.
Insbesondere bei dringlichen EIL-Sachen sollte die "Beitragsnummer" daher der schnellen Zuordnung wegen mit angegeben werden - allerdings aus Datenschutzgründen nicht im Sichtfenster des Umschlags oder auf dem Unschlag selbst. Alternativ könnte die "Beitragsnummer" beim Betreff angegeben werden.
Wer sich die gesetzliche Begrifflichkeit und die Nummer nicht zu eigen machen möchte, kann beides in Anführungszeichen setzen - z.B. also:

--- Zitat ---Heinz-Helga Mustermannfrau
Beispiel-Straße 99
01234 Beispielort

"Beitragsnummer": "123 456 789"
--- Ende Zitat ---


ADRESSIERUNG

Jeglicher Schriftverkehr kann und soll gern an die "zuständige Landesrundfunkanstalt" adressiert und gesendet werden, mindestens jedoch zusätzlich auch an die Maschine in Köln ("Beitragsservice"), da völlig ungesichert ist, ob und wann die Landesrundfunkanstalt etwaige Weiterleitungen oder Anordnungen an diese Maschine in Köln weitergibt.
Dümmstenfalls hat die Maschine dann schon wieder weitere Schritte veranlasst, welche Handlungsdruck beim Betroffenen erzeugen. Das will man nicht.
Am besten, man sendet das gleiche Schreiben sowohl an die "zuständige Landesrundfunkanstalt" als auch an den "Beitragsservice" unter jeweils geeigneten FAX-Nummern, die man zuletzt in den eigenen Unterlagen vorfindet. Mehrere (zuständige) Adressaten/ Nummern sollten die Chance der zeitnahen Bearbeitung erhöhen und das Risiko technischer Übertragungsfehler minimieren. Auch gab es schon Fälle, in welchen z.B. die "Rundfunkanstalt" oder auch der "Beitragsservice" den Zugang eines Faxes (trotz vorweisbaren erfolgreichen Fax-Protokolls) bestritten hat. Da kann es hilfreich sein, das gleiche Schriftstück auch noch an eine andere Fax-Nummer des gleichen "Konsortiums" gesendet zu haben...

Als eine mögliche allgemeine Adressierung hat sich eingeschliffen

--- Zitat ---An den/die "Behördenleiter/in" der „Verwaltungsbehörde“ der „zuständigen Landesrundfunkanstalt“
[Straße Nr., PLZ Ort der "Landesrundfunkanstalt"]   per FAX ____ / __________
[ggf. weitere Adresse/ FAX der "Landesrundfunkanstalt"]   per FAX ____ / __________

c/o ARD ZDF Deutschlandradio Beitragsservice
50656 Köln     per FAX 01806 999 555 01
Freimersdorfer Weg 6, 50829 Köln   per FAX 0221 - 5061-829xxx
--- Ende Zitat ---
xxx = Nummer siehe eigene Unterlagen, z.B. Widerspruchsbescheid
"Behördenleiter/in", "Verwaltungsbehörde", "zuständige Landesrundfunkanstalt" = alles in Anführungszeichen, da z.B. erhebliche Zweifel an der Existenz von "Behördenleiter/in" und "Verwaltungsbehörde" i.S.d. VwVfG/ VwGO bestehen, ARD-ZDF-GEZ sich aber regelmäßig so gerieren, als ob sie "Verwaltungsbehörden" i.S.d. VwVfG/ VwGO seien - siehe dazu u.a. auch unter
Rechtsprechung z. Ausnahme der Tätigkeit der Rundfunkanstalten v. Landes-VwVfG
http://gez-boykott.de/Forum/index.php?topic=20633.0

Bei dringenden EIL-Sachen hat sich folgender Vermerk im oberen Bereich etabliert:

--- Zitat ---EILT! Bitte sofort vorlegen!
--- Ende Zitat ---


BETREFF

Oberhalb der Anrede empfiehlt sich die Angabe des Betreffs - mit Angabe der Beitragsnummer, sofern diese nicht bereits beim Absender angegeben ist - z.B. also

--- Zitat ---"Beitragsnummer": "123 456 789"
Schreiben "Festsetzungsbescheid" mit Datum "02.12.2021"
--- Ende Zitat ---


ANREDE

Entsprechend der o.g. Hinweise unter "Adressierung" z.B.

--- Zitat ---Sehr geehrte/r "Behördenleiter/in" der „Verwaltungsbehörde“ der „zuständigen Landesrundfunkanstalt“,
sehr geehrte/r Frau/Herr [Nachname],
--- Ende Zitat ---
"Behördenleiter/in", "Verwaltungsbehörde", "zuständige Landesrundfunkanstalt" = alles in Anführungszeichen, da z.B. erhebliche Zweifel an der Existenz von "Behördenleiter/in" und "Verwaltungsbehörde" i.S.d. VwVfG/ VwGO bestehen, ARD-ZDF-GEZ sich aber regelmäßig so gerieren, als ob sie "Verwaltungsbehörden" i.S.d. VwVfG/ VwGO seien - siehe dazu u.a. auch unter
Rechtsprechung z. Ausnahme der Tätigkeit der Rundfunkanstalten v. Landes-VwVfG
http://gez-boykott.de/Forum/index.php?topic=20633.0
Zusätzliche Anrede einer/s namentlich bekannten Frau/Herrn nur dann, wenn ein/e Ansprechpartner/in z.B. aus einem vorhergehenden Telefonat oder Schreiben bekannt ist und an diese/n auch das Schreiben gerichtet werden soll.


GRUSSFORMEL + UNTERSCHRIFT

Die Schreiben sollten eigenhändig unterschrieben werden.
Insbesondere bei Rechtsmitteln ist dies wichtig.
Es gibt keinen vernünftigen Grund, auf die eigenhändige Unterschrift zu verzichten.
Die Unterschrift sollte mit vollem Vor- und Nachnamen erfolgen, so wie man eben alles unterschreibt, was man sonst so "offiziell" unterschreibt.
Es kann auch nicht schaden, unter der Unterschrift den vollen Namen auch im Dokument als Text gedruckt zu haben - so, wie das auch bei anderen "offiziellen" Schreiben üblicherweise der Fall ist.
Auf herablassende oder anderweitig "ironisch" gemeinte Grußformeln sollte man besser verzichten.
Am einfachsten/ "unverfänglichsten"/ gängigsten:

--- Zitat ---Mit freundlichen Grüßen
[Unterschrift]
Heinz-Helga Mustermannfrau
--- Ende Zitat ---
Mögliche/ beispielhafte Abwandlungen je nach Anlass/ Notwendigkeit (zzgl. eigenhändige Unterschrift + Namensangabe)

--- Zitat ---Mit bestem Dank und
freundlichen Grüßen
--- Ende Zitat ---

--- Zitat ---Mit bestem Dank für Ihr Verständnis
und freundlichen Grüßen
--- Ende Zitat ---

--- Zitat ---Mit bestem Dank für Ihr Entgegenkommen
und freundlichen Grüßen
--- Ende Zitat ---

--- Zitat ---Mit bestem Dank für Ihre Bemühungen
und freundlichen Grüßen
--- Ende Zitat ---

--- Zitat ---Mit bestem Dank für Ihre eilige Bearbeitung
und freundlichen Grüßen
--- Ende Zitat ---

--- Zitat ---Ich bedanke mich für Ihre eilige Bearbeitung, Ihre Bemühungen und Ihre Berücksichtigung.

Mit freundlichen Grüßen
--- Ende Zitat ---
usw.


SCHRIFTGRÖSSE

Schriftgröße für den Fließtext mind. 10pt bei Schriftart "Arial" o.ä. (für gute Lesbarkeit bei FAX)
Schriftgröße für die Fußzeile mind. 8pt bei Schriftart "Arial" o.ä.
bei "Times New Roman" o.ä. mind. 11pt für Fließtext bzw. 9pt für Fußzeile
("Arial" bzw. "Times New Roman" waren jahrelang die gängigsten serifenlosen bzw. Serifen-Standard-Schriftarten, sind dann aber in neuen Systemen mitunter ersetzt worden durch gleichartige/ sehr ähnliche, jedoch anders benannte Schriftarten - ggf. selbst testen.)


TEXTFARBE / HINTERGRUND

Für FAX-Lesbarkeit sollte die Schriftfarbe bestenfalls reines Schwarz sein und der Hintergrund reines Weiß.
Etwaige unverzichtbare Hintergrund-Füllungen sollten allenfalls mit Augenmaß und nur sehr hell verwendet werden.
Farbige Text-Hervorhebungen sind bei FAX unzweckmäßig.


MEHRSEITIGE SCHREIBEN

Eigene mehrseitige Schreiben sollten in der Fußzeile mit eindeutigen Namens-, Datums- und Inhaltsangaben sowie Seitenzahlen "x von z" oder "x/z" versehen sein, z.B.

--- Zitat ---[Vorname Nachname] - Zurückweisung "Festsetzungsbescheid" mit Datum "02.12.2021" - 1/2
--- Ende Zitat ---

Mehrseitige Schreiben zwecks FAX nicht doppelseitig ausgedruckt werden, da viele Fax-Geräte (oder auch deren Bedienpersonal) keinen doppelseitigen Versand können.


VERSAND per FAX (ggf. zusätzlich per Post)

Insbesondere bei Fristsachen ist Versand per FAX esenziell - u.U. zusätzlich zu postalischem Versand.
Ausschließlicher Versand per Brief/Einschreiben anstelle FAX sind u.U. nicht ausreichend.
Der Nachweis eines - fristgerechten - Zugangs obliegt dem Versender.
Nur bei FAX hat mein einen unmittelbaren Beleg.
Bei Versand per Post erfährt man von einem - mglw. zu späten - Zugang erst danach.
Ein solches Fristversäumnist ist dann nicht heilbar.

Das jeweils eigenhändig unterschriebene Schreiben ist dann (vorab zur Fristwahrung) zu faxen + einschl. FAX-Protokoll als Nachweis aufzubewahren.

Sollen mehrere Schreiben am gleichen Tag gefaxt werden, empfiehlt sich, die Schreiben
a) möglichst separat mit jeweils eigenständigem Fax-Beleg zu senden (bestenfalls mit heutzutage häufig möglichem Abbild der ersten Fax-Seite, im "Spezial-Fall" ggf. sogar noch mit Vermerk eines Zeugen)
b) wenn möglich, mit jeweils individuellem Datum zu versehen (für zweifelsfreie Bezugnahme "Schreiben vom ..., per Fax am ...")

Achtung:
Es hat auch schon Fälle gegeben, in denen eine FAX-Sendung, für welche ein erfolgreicher Sendebeleg vorlag, bei ARD-ZDF-GEZ angeblich "nicht auffindbar" sei.
Aus diesem Grunde kann es durchaus sinnvoll sein, das FAX an unterschiedliche (aber geeignete) Nummern bei ARD-ZDF-GEZ zu senden, dem/den FAX/en "hinterherzutelefonieren" und sich den Eingang fernmündlich bestätigen lassen (Datum, Uhrzeit/ Name in Telefonnotiz ablegen/ auf dem Sendebeleg vermerken o.ä.) und/oder das gefaxte Schreiben noch postalisch zu senden.


ABLAGE/ ARCHIVIERUNG/ DOKUMENTATION

- sämtliche, insbes. relevante eingehende Post aufheben - einschl. der Versandumschläge!
- auf den Original-Schreiben und Original-Versandumschlägen keine Einträge/ Markierungen/ Vermerke/ Notizen o.ä. - auch nicht mit Bleistift - sondern allenfalls separat oder auf Kopie
- auch ein Vermerk über den Zugang einer Sendung muss bzw. sollte nicht auf das Original
(Warum all das? Weil z.B. das Scannen/ Kopieren eines Originals mit bereits erfolgten Eintragungen jegliche Weiterverwertung erheblich erschwert - sei es bzgl. Texterkennung, Verwendung als "Beweismittel" o.ä. - daher die Erkenntnis, Originale als Originale unangetastet zu lassen.)

- Ringordner + bestenfalls (inhaltsgleiche) digitale Ordner führen
- thematische Trennung nach z.B. WIDERSPRUCH, KLAGE, VOLLSTRECKUNG
- innerhalb der Einzel-Themen (und ggf. Unter-Themen) dann chronologische Sortierung

- bestenfalls sämtlichen (auch eingehenden) Schriftverkehr auch für die eigenen Unterlagen digital in eindeutig und chronologisch benannten Ordnern ablegen

- zu empfehlende Schreibweise für Ordner und Dateien
> Datum in umgekehrter Reihenfolge zwecks chronologischer Sortierung!
> Datum = aufgedrucktes Erstelldatum (nicht das Poststempel-, Zugangs- oder Kenntnisnahme-Datum, da bei Verweis immer auf das Erstelldatum Bezug genommen wird: "Schreiben vom ...")!
JJMMTT von [Absender-Kürzel] [Kurz-Inhalt]
JJMMTT an [Absender-Kürzel] [Kurz-Inhalt]
also z.B. für einen "Festsetzungsbescheid" vom 02.12.2021 und eine/n
dagegen gerichtete/n Zurückweisung/Widerspruch vom 20.12.2021:
211202 von MDR+BS Festsetzungsbescheid
   211202 von MDR+BS Festsetzungsbescheid 09.2021-11.2021.PDF
211220 an MDR+BS Zurückweis+Widerspr FB 211202
   211220 an MDR+BS Zurückweis+Widerspr FB 211202.PDF

Wer besonders gut ist, macht sich noch eine extra (Excel-)Liste/ Tabelle, in welcher alles thematisch und chronologisch erfasst ist - und welche z.B. bei Untätigkeit bzgl. unzähliger Anträge auszugsweise oder komplett ausgedruckt und weiteren Schreiben/ Anträgen/ Rechtsmitteln beigefügt werden kann.


Alle Angaben ohne Gewähr. Keine Rechtsberatung. Änderungen vorbehalten.

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